För att Grannstöd ska fungera på ett bra sätt och över en längre tid behöver man skapa en organisation så att rollerna blir tydliga för alla som ska vara med och bidra. Grannstödsverksamhet kan bara initieras i områden/kommuner som har en aktiv Grannsamverkan. Innan man påbörjar arbetet med att starta upp Grannstöd är det bra att stämma av de olika rollerna med respektive representant så att alla är införstådda och accepterar ”sin” roll.

Man behöver också se till att man har en stabil ekonomisk grund genom att söka sponsorer lokalt och föreningsbidrag/ekonomiskt stöd från kommunen. Engagemang från sponsorer/bidragsgivare under 2 år i taget är att föredra.

• Genomföra observations/synlighetspass i bostadsområdet under dagtid.
• Följa Polisen anvisningar om övriga områden som behöver besökas.
• Följa Kommunens anvisningar som ökar tryggheten i bostadsområde.
• Se över områdets Grannsamverkanskyltar och meddela polis/Grannsamverkanansvarig när dessa behöver ersättas.

Rapportera:

• Stulna bilar/skrotbilar
• Klotter/skadegörelse
• Annat som ökar tryggheten i bostadsområden.

Kommunrepresentant

• Kan ha det ekonomiska huvudansvaret, svara för kostnader för leasing och drift.
• Ta emot rapporter om skadegörelse, felaktigheter och övriga frågor som inverkar på säkerhet och trygghet.
• Svara för att av inrapporterade ärenden till Kommunen (Kontaktcenter) åtgärdas.
• Vara aktiv och behjälplig till Grannstöd och polis i utbildningen (se polisrepresentant nedan).
• Svara för övriga kostnader enligt överenskommelse.
• Vara ett stöd för Grannstöd och dess verksamhet.

Ordförande

• Kalla styrgruppen till möte (Jan-feb, apr-maj, aug-sep, okt-nov).
• Hålla Grannstödsmöte med styrgruppen om verksamheten (minst 4 ggr per år enligt fastställd dagordning).
• Vara ordförande på mötet.
• Vara kontaktperson till polisen om verksamheten.

Se till att en årsrapport om verksamheten upprättas (redovisas första styrgruppsmötet året efter) för redovisning av verksamheten till intressenter såsom lokala aktörer etc..

Sekreterare – övrig administratör

• Föra anteckningar vid styrgruppens möten.
• Upprätta en deltagarlista och hålla den aktuell.
• Sända Grannstödsdeltagarlista inför till styrgruppen inför mötena (4 ggr/år).

Statistikansvarig

Statistik bör föras över varje observationspass vilket ger en bra bild av vad verksamheten åstadkommit under året för rapportering i årsrapporten.

• Antal körda kilometer i genomsnitt per pass.
• Antal genomförda passtimmar per månad.
• Antal kördagar och inställda pass per månad.
• Antal och vilken/vilka kontakt/åtgärd/uppdrag (punkt 1-11 på observationsblanketten) som genomförts.

Övriga rapporter (observationer) om utfört arbete:

• Misstänkt brottslighet.
• Iakttagelser av bostad med öppna fönster, dörrar etc.
• GSV-skylt bör bytas/ev. bristfällig GSV.
• Observationer av fordon (t ex. stulna och skrotbilar).
• Vägmärken – åverkan, felaktiga.
• Skador – hinder för framkomlighet (t ex. häckar, hål i gatan).
• Belysning – trasig, släckt.
• Skadegörelse och klotter.
• Dumpning av spoor.
• Annan olycksrisk eller olycka.

Alla observationer ska återföljas av en kontakt eller åtgärd. Antal åtgärder eller kontakter ska aldrig vara färre än antal observationer.

Bilansvarig – ansvarig för all skötsel av bilen

• Utbilda Grannstödsförarna på bilens funktioner.
• Se till att bilen är ren och fin in- och utvändigt (tvätta bilen).
• Se till att rätt hjul sitter på och bilen är trafiksäker (besikta bilen).
• Märka upp bilarna med aktuella dekaler. Grannstödsdekalerna ska sitta på motorhuven och på vardera framdörren. Det får inte sitta några andra dekaler i anslutning till Grannstödsdekalerna. Eventuellt andra dekaler från exempelvis kommun och andra finansiärer får sitta på bakdörrar och bak på bilen.

Förslag på bra utrustning till Grannstödsbil/bilarna:

• Mobiltelefon
• Pärmar – bil- och patrullpärm
• Kamera
• Ficklampa
• Förbandskudde
• 2 Kg brandsläckare
• Brandfilt 180 x 120 cm
• Alkolås och tillbehör vid leverans om alkolås finns.
• Reflexvästar med tryck Grannstöd och Samverkan mot brotts logga som beställs via polisen.

Polisrepresentant

• Vara ”motor” men inte huvudadministratör (viss administration dock)
• Ge dagsaktuell information till dem som ska ut på observationspass.
• Ha koll på vad som händer – planera och dirigera patrulleringen inom Grannstöd
• Vara tillgänglig via telefon under observationspasset.
• Hålla igång brottsförebyggande ”tänket”
• Hålla Grannstöd uppdaterade om aktuella huvudkontaktombud i Grannsamverkan.
• Vara aktiv deltagare i styrgruppens möten
• Beställa dekaler och västar från Samverkan mot brott.

Utbilda Grannstödsförarna i, förutom Grannsamverkan:

• Kunskap hur bilen fungerar
• Nödvärn
• Laga befogenheter
• Säkerhet – Tänk på!

Ansvarig för körschema – skapar körschema och ser till att schemat är fulltecknat.

• Skapa och se till att det alltid finns ett gällande schema.
• Se till att fylla körschema.
• Se till att alla får körschemat i god tid (inkl. styrgruppen).

Kassör

• Håller reda på och redovisar föreningens ekonomiska transaktioner.

Rekryterare

• Ansvarig för rekrytering av nya förare vartefter behov uppstår.

Andra intressenter till Grannstödsverksamheten

Lokal aktör

Lokal aktör som anser att Grannstöd är en viktig funktion och därmed är med och sponsrar verksamheten bör ges insyn genom att till exempel vara mottagare av protokoll och/eller den årliga rapporten om verksamheten.